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マイナンバーの取り扱い

28年1月1日からいよいよマイナンバー制度が始まります。

ksa

愚痴と注意点をまとめてみました。愚痴が多くて申し訳ないですがそれでもよい方は続きをお読みください。

なんというか、管理したいのが本音なのに、こんなに便利になりますよーみたいな感じに宣伝してるのがちょっと嫌いです。「管理したい!!」とだけいうと反発がすごいから、ちょっと便利な機能をちょっとつけました!とても便利ですよー!!みたいな気がしてなりません。

役所にとっては管理できて便利とは思いますが、事業所としては手間が増えるのでやめてほしいところというのが正直なところです。アメリカみたいに確定申告義務にして自己責任にしたらいいと思います。まぁ今後色々便利な機能がつくことを期待しましょう!!

事業所としてはなんかかなり厳密に取り扱いしなければならないらしく、意図的に流出させた場合などには罰則があります。きっちり取り扱いをして保存しましょう。

でもまぁ2~3年は役所は大忙しになるとおもいます。絶対番号間違えて記載する人や、間違えて報告する人がたくさん発生しそうな・・・。住民の不満も役所の下部組織が請け負う感じになると思うので、巻き込まれる役所の方もちょっとかわいそうです。

以下それぞれ取り扱いについてみていきましょう。

マイナンバーの使用

会社でマイナンバーを使用するのは大体下記のような所です。

マイナンバーを集めるときには何のために使うのかを案内しなければならないとされていますので、下記のような項目に使うと案内しましょう。

  • 源泉徴収票
  • 健康保険・厚生年金の届出書
  • 雇用保険の届出書
  • 法廷調書の作成(報酬・不動産など)

それ以外で番号を使用することは禁止されています。(会社の社員番号に使うなど)

会社では主に申告のときに使うこととなります。会社からすると手間が増えるだけなので、確定申告義務にして個人にやらせろって感じですねぇ。でもまぁぐちぐちいっても仕方がない。選挙で選んだ政党がしたんだから、国民の意見てことで我慢してやりましょう。

マイナンバーの取得

取得に関しては「番号確認」と「本人確認」が必要となってきます。

番号確認

  • 個人番号カード
  • 通知カード
  • 住民票の写し

本人確認(下記のものであれば1つ・写真つきのもの)

  • 個人番号カード
  • 運転免許証
  • 障害者手帳
  • 在留カード
  • 学生証

本人確認(下記のものならどれか2つ必要)

  • 健康保険者証
  • 年金手帳
  • 税金の領収書
  • 公共料金の領収書

※扶養控除異動申告書には、扶養親族の番号も記載しますが、そこまでは確認しなくてよいようです。ただ、社会保険の第3号被保険者となる場合は番号の確認が必要なようです。その場合は、配偶者の番号確認書類を提出してもらいましょう。

※外国人であっても日本に住所があればマイナンバーが交付されるようです。

個人番号がもらえなかった場合

個人番号収集できない場合が発生するかと思います。そのような時はどうすればよいのか、個人番号を記載しないで提出した場合は罰則とかがあったりするのかは国税庁のQ&Aにまとめられています。

まとめると、罰則はないけど、記載は義務だからできる限り努力して集めてください!!といった感じです。

2-3-1 申告書や法定調書等を税務署等に提出する際、必ず個人番号・法人番号を記載しなければならないのですか。

番号法整備法や税法の政省令の改正により、国税当局に提出される申告書や法定調書等の税務関係書類に個人番号・法人番号を記載することが義務付けられております。

したがって、申告書や法定調書等を税務署等に提出される際には、その提出される方や、扶養親族など一定の方に係る「個人番号・法人番号」の記載が必要となります。

Q2-3-2 申告書等に個人番号・法人番号を記載していない場合、税務署等で受理されないのですか。

申告書や法定調書等の記載対象となっている方全てが個人番号・法人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号・法人番号を記載することはできませんので、個人番号・法人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

申告書等を税務署等に提出する際、個人番号・法人番号の記載がない場合や誤りがある場合に罰則の適用はあるのですか。

申告書や法定調書等の税務関係書類を税務署等に提出する際に、個人番号・法人番号を記載しなかった場合や誤りがあった場合の罰則規定は、税法上設けられておりませんが、個人番号・法人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務ですので、正確に記載した上で提出をしてください。

従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

国税分野におけるFAQ

マイナンバーの保管

マイナンバーが流出しないようにきっちり保存しないといけません。

でも「番号カード・通知カード・源泉徴収表・社会保険」といろんな制度に使うし、流出を完璧に避けるのは無理でない?と感じるのは私だけでしょうか・・・。法律だけ整備しとけば流出を防げるなんて考えてるのは官僚だけなのではないでしょうか。

実際すでに導入されている海外では、番号を入手して他人になりすますなどの不正が行われているようです。

んで、保管する書類は大体下記のようなもの。

  • 扶養控除等申告書等
    7年間
  • 雇用保険関係書類
    退職の日から4年
  • 社会保険関係書類
    退職の日から2年

結構長いですね。扶養控除申告書は年度ごと、社会保険関係の書類は人ごとにまとめてファイリングし、年度が到達した順番に捨てていったほうがよさそうです。捨てるときはシュレッダーにかけるとかして捨てましょう。

使用しなくなった後はできるだけ速やかに破棄しなければならないようです。パソコンに残っているデータとかもあると思うので、管理体制をしっかり整えるとかしておいたほうがよさそうです。破棄もれは絶対問題になりそうな気がします。ってかそこまでチェックされないか・・・。

後できる対策としては下記のようなものが考えられると思います。しっかり対策して流出を防ぎましょう。

管理責任者を決める

従業員の番号を見るのはこの人(社長)とこの人(人事担当者)だけという形で決めてしまいます。番号が流出するのは人から流出する場合がたくさんあります。責任者を決めてしまい少人数で取り扱うことにより、流出のリスクが軽減されます。

扶養控除申告書と社会保険関係書類の保存を徹底する

個人番号を扱う書類で保存義務があるのは、「扶養控除申告書」と「社会保険・雇用保険」の書類です。それらの書類は鍵付きの場所に保管するなど、誰も触れない場所に保管しましょう。

確認書類として番号カードの写しをもらう場合があっても、確認したらすぐ捨てるなどし、保存する書類を少なくしましょう。

コンピュータにパスワードをつける。

最後の流出経路はコンピュータからの流出です。これを防ぐには①パスワードをつける②ウィルスソフトを入れるということが考えられます。しっかり対策をしておきましょう。

まとめ

いやーめんどくさいですねぇ。

することたくさん。でも慣れるとそれほど大変じゃないかもしれませんね、従業員がきっちり番号カードさえ持ってきてくれれば・・・。

でも流出は絶対避けたいところだと思います。実際社会保険の番号が流出しても対岸の火事のような気分でニュースを見たりできますが、今の時代インターネットを通じてどんな小規模な会社でも不正があったらつぶされかねません。しっかり対策をしたいところだと思います。

税理士や労務士が詳しいと思うので、顧問の専門家がいる会社は相談してみましょう!!

参考にさせていただきました。

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